Инструкция По Ведению Архива Испытательной Лаборатории Пример

Контакты 8 929 943 69 68. Инструкция по организации и ведению архива в испытательной лаборатории Инструкция по организации и ведению архива в испытательной лаборатории (далее – Инструкция) разработана в целях установления единого порядка оформления для сдачи в архив и подготовки к уничтожению документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории. Инструкция определяет порядок подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории, методику отбора дел (нарядов, журналов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению. Общие положения по ведению архива в испытательной лаборатории В Настоящей инструкции реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. Настоящая Инструкция по разработана в соответствии с «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 6 октября 2000 г., Номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности испытательных лабораторий. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело в лаборатории.

Термины и определения 1.2. Оформление для сдачи в архив и подготовку к уничтожению документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории (далее – документы), осуществляет сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива. Секретарь испытательной лаборатории или замещающее его должностное лицо исполняет обязанности по ведению архива в части полномочий (Входящие,исходящие регистрационные документы ) не переданных сотруднику лаборатории. Установленные в инструкции термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин. Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы – курсивом.

Инструкция по ведению архива в лаборатории. Инструкция по организации и ведению архива. Инструкция по ведению архива. Испытательной лаборатории, инструкции. Паспорт испытательной лаборатории пример.. Инструкции по порядку ведения архива.

Термины, установленные инструкцией м стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и и инструкций по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ. 3 Термины и определения 4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. 7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. 10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. 11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе. 12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации. 13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. 15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному. 17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. 18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения. 19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени. 20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа. 22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа. 23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. 24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. 26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке. 27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. 28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. 29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта. 30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов.

31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию. 32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.

33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов. 34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета. 36 реквизит документа: Элемент оформления документа. 37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. 38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. 40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда. 41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. 43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа. 3.2 Делопроизводство в лаборатории. 3.2.1 Документирование в лаборатории 44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе. 46 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. 47 вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения. 48 бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. 49 унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. 50 табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51 альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. 52 оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов. 53 согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами. 54 лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании. 55 виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. 56 гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57 подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме. 58 подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. 59 электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ. 60 утверждение документа: Способ придания документу правового статуса. Экспертиза ценности документов лаборатории, определение сроков их хранения 2.1. Экспертиза ценности документов (протоколов испытаний, материалов, нарядов, журналов, карточек) проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными правовыми и методическими документами в области архивного дела.

2.2. При проведении экспертизы ценности документов определяются сроки их хранения, при этом осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; выделяются к уничтожению документы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел. 2.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

По результатам экспертизы ценности документов составляются: - опись документов постоянного хранения; - опись документов долговременного хранения; - акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 2.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается комиссия 2.6. Комиссия создается и функционирует в соответствии с, утвержденным приказом Генерального директора. 2.7. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Типовой номенклатурой.

2.8. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Типовой номенклатурой, устанавливаются комиссией с учетом Перечня документов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом, исходя из научной и практической ценности документов. 2.9. Порядок исчисления сроков хранения протоколов испытаний, материалов, нарядов, журналов устанавливается Типовой номенклатурой. О формление и сдача в архив документов лаборатории. Формирование описей лаборатории 3.1. Общие положения 3.1.1. Решение о передаче в архив документов принимает начальник лаборатории на основании требований для сдачи в архив, установленных Инструкцией по делопроизводству. Начальник лаборатории проверяет все производство по делу (материалу), обращение к исполнению и выполнению.

Акты испытаний,протоколы испытаний,материалы, наряды и журналы подлежат оформлению и сдаче в архив не позднее одного месяца после наступления события, являющегося основанием для их списания в архив. 3.1.3. Работник сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, тщательно просматривает все документы лаборатории(материалу, наряду, журналу), подлежащему сдаче в архив, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения (постановления).

На титульном листе документов лаборатории(материала, наряда, журнала) указываются реквизиты в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству, а также проставляется штамп с отметками о сроке хранения и дате передачи его в архив, заверенными подписью начальника лаборатории. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, проверяет их наличие и заполнение в них всех предусмотренных реквизитов.

Документы передаются в архив по сдаточным описям (приложение 1), которые ведутся в электронной форме в течение календарного года, записи в них вносятся по мере сдачи документов в архив. Сдаточные описи считаются законченными после внесения в них всех документов, подлежащих сдаче в архив в течение календарного года. При отсутствии должности архивариуса документы передаются следующим образом: - акты испытаний,протоколы испытаний, документы о качестве, журналы, карточки, подлежащие постоянному хранению, – по описям документов постоянного хранения; - акты испытаний,протоколы испытаний подлежащие хранению свыше 10 лет, – по описям документов долговременного хранения; - акты испытаний,протоколы испытаний материалы, документы о качестве, журналы, карточки, подлежащие хранению 10 лет и менее – по сдаточным описям (приложение 1), формируемым с учетом требований, предусмотренных п. 3.1.6 настоящей Инструкции. Документы передаются в архив испытательной лаборатории на основании акта приема-передачи (приложение 2). К акту прилагаются сдаточные описи (в соответствующей их части) в электронной форме и бумажной (два экземпляра, заверенные на каждом листе описи подписями принимающего и передающего, – по одному для каждого из них). При отсутствии должности архивариуса акт приема-передачи (приложение 2) оформляется по окончании календарного года, но не позднее марта следующего года.

В этом случае к акту прикладываются указанные в п. 3.1.7 настоящей Инструкции описи (их соответствующие разделы) в электронной форме и бумажной (в одном экземпляре). Оформление документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению 3.2.1. Дело (папка ) должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов превышает 250, документы формируются в тома. Содержание каждого тома папки уточняется в подзаголовке тома.

3.2.2. Дело (папка ) подшиваются в твердую обложку на 4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций. Не допускается подшивка в папку нескольких экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновиков документов. Все металлические скрепки и скобки из папки удаляются. Листы дела (папки ) пронумеровываются. Нумерация листов дела, папки, журнала осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству. В случае существенного изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый, если он имеется в деле (папке), сохраняется в нем. В деле (наряде) составляется внутренняя опись (приложение 3).

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. В конце дела (наряда) подшивается отдельный лист-заверитель по форме, установленной Инструкцией. Лист-заверитель не нумеруется. Если дело (наряд) прошито без листа-заверителя, то он наклеивается на внутреннюю сторону задней обложки дела (наряда). В листе-заверителе оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда), в т.ч. Номера листов с наклеенными фотографиями, документами, номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (наряда) (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

В журналах пронумеровываются страницы, на оборотной стороне последнего чистого листа составляется заверительная надпись по форме, установленной Инструкцией. Лист-заверитель для карточек составляется на отдельном чистом листе формата карточки по форме, установленной для нарядов, и хранится вместе с карточками. Составление описей документов постоянного и долговременного хранения 3.3.1. Акты испытаний,протоколы испытаний, документы о качестве, журналы, карточки (картотеки) постоянного хранения включаются в опись документов постоянного хранения (приложение 4), дела временного (свыше 10 лет) хранения – в опись документов долговременного хранения (приложение 5). Основой для составления описей документов постоянного и долговременного хранения является номенклатура дел. Индивидуальная номенклатура дел и документов испытательной лаборатории формируется на основе Типовой номенклатуры и разработанной Управлением примерной номенклатуры дел на судебном участке. Порядок и требования к формированию индивидуальной номенклатуры устанавливаются Типовой номенклатурой. Каждая опись документов лаборатории постоянного и долговременного хранения состоит из годовых разделов.

В годовой раздел описи вносятся документы, оконченные (сформированные) в соответствующем году. При её составлении соблюдаются следующие требования: - годовые разделы описи лаборатории ведутся единой, валовой нумерацией.

Номера по порядку в годовом разделе описи продолжают нумерацию годового раздела описи предшествующего года. Опись заканчивается, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. Каждой законченной описи присваивается номер; - каждый документ (дело, наряд, журнал) вносится под самостоятельным порядковым номером. Если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Картотека на тома не разбивается и вносится под одним порядковым номером с указанием количества карточек; - заголовок документа (дела, наряда, журнала, картотеки) переносится в опись без сокращений и должен соответствовать его наименованию по номенклатуре дел. Если в опись вносятся дела (документы о качестве), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается общий заголовок, номер тома, его подзаголовок.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “То же”, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - графа описи «примечание» используется для отметок об особенностях состояния документов, передаче дел другим организациям со ссылкой на необходимый документ и т.п. 3.3.4. После внесения (документа о качестве, журнала) в опись на его обложке рядом с пометкой о сроке хранения проставляются номер описи и номер дела (папки, журнала) по описи. 3.3.5. Годовые разделы описей лаборатории рассматриваются и согласовываются Генеральным директором, о чем ставится отметка с указанием номера протокола комиссии и даты её заседания. Согласованные годовые разделы описей утверждаются начальником лаборатории по окончании календарного года, но не позднее марта следующего года, и направляются на рассмотрение и утверждение Генеральным директром (описи После их утверждения годовые разделы описей – возвращаются в лабораторию и хранятся в отдельной папке. Внесение в годовой раздел описи изменений после утверждения его центральной экспертной комиссией допускается только по согласованию с ней.

При этом заголовки дополнительно обнаруженных дел могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами. В этом случае в итоговой записи годового раздела указываются основания внесенных изменений.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются, хранятся в папках с клапанами и завязками. 3.3.9. К законченной описи составляется лист-заверитель (приложение 6), вместе с которым она подшивается в твердую обложку. Выделение и подготовка документов к уничтожению в лаборатории 4.1. Находящиеся в архиве документы лаборатории, по которым истек срок хранения, выделяются к уничтожению. 4.2. Из выделенных к уничтожению протоколов испытаний,актов испытаний и материалов изымаются подлинники итоговых актов ( заключений,решений, распоряжений, которыми дело рассмотрено по существу, а также последующих определений и постановлений вышестоящих судов). Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо изымать подлинники определений (постановлений) о прекращении производства по делу, об оставлении без рассмотрения.

4.3. На подлинниках судебных актов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются в порядке номеров дел в документы о качестве в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией к нарядам постоянного хранения. 4.4. Из протоколов испытаний (материалов, нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов, в которую вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (материала, наряда), из которого он изъят, год рассмотрения дела (материала), номер и дата акта об уничтожении дела (материала, наряда). Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются. 4.5. В учетно-статистических карточках по делам дел, выделенным к уничтожению, делается отметка об уничтожении с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания комиссии. Выделенные к уничтожению документы оформляются актом (приложение 7), при составлении которого должны соблюдаться следующие правила: - документы располагаются в акте по годам их рассмотрения; - акты могут отдельно составляться на организации,объекты испытаний (в т.ч.

На документы о качестве, журналы, карточки. 4.7. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и согласовываются комиссией, о чем в актах ставится отметка с указанием номера протокола комиссии и даты её заседания. Согласованные акты после утверждения их начальником лаборатории в двух экземплярах направляются на рассмотрение и утверждение Генеральному директору. После их утверждения акты по одному экземпляру, вторые –возвращаются в лабораторию и хранятся в отдельной папке 4.9. Выделенные к уничтожению документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Уничтожение документов в лаборатории 5.1. Уничтожение подготовленных документов производится только после согласования центральной экспертной комиссией соответствующих годовых разделов описи документов постоянного хранения и актов о выделении документов к уничтожению. 5.2. Документы, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. Сдача на утилизацию оформляется приемно-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество переданных на утилизацию документов по фондам (судебные дела (в т.ч.

Уголовные, гражданские, об административных правонарушениях), материалы, документы о качестве, журналы, карточки). Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника лаборатории, ответственного за ведение архива. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества документов по фондам.

В соответствующих актах о выделении документов к уничтожению ставятся отметки о дате их уничтожения, заверенные подписью работника сотрудник лаборатории, ответственного за ведение архива. 5.5. Запрещается использование выделенных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд. Организация хранения, учета и использования документов архива лаборатории 6.1. Поступившие в архив документы (дела, материалы, документы о качестве, журналы, карточки) хранятся по фондам в хронологическом порядке на стеллажах и в шкафах.

6.2. Документы постоянного хранения размещают в коробках, временного хранения – в коробках или связках. (документы о качестве) систематизируются в зависимости от их объема по 10-50 в коробке (связке). На каждой коробке (связке) указываются начальные и конечные регистрационные номера документов о качестве помещенных в них.

Карточки хранятся в коробках в порядке их номеров по годам. Учетно-статистические карточки хранятся отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях. 6.4. Стеллажи, шкафы, полки в помещении архива нумеруются сверху вниз, слева направо. На каждом стеллаже (шкафу) устанавливается указатель, в котором обозначается наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке. 6.5. Все документы, хранящиеся в архиве лаборатории, должны быть учтены и описаны.

6.6. Основными учетными документами в архиве испытательной лаборатории являются: - паспорт архива; - номенклатура документов; - описи документов постоянного и долговременного хранения; - сдаточные описи; - журнал выдачи дел (документов); - акты приема-передачи документов на хранение в архив; - акты о выемке к уничтожению документов; - акты проверки наличия и состояния документов. 6.7. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

Сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, с разрешения (по указанию) начальника лаборатории: - выдает документы архива работникам - направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения; - выдает выписки из архивных документов. 6.9. Порядок ознакомления и выдачи, материалов, документов, их копий, выписок из архива предусмотрен Инструкцией. О выдаче (документа о качестве, журнала, материала) из архива производится отметка в журнале (приложение 8), в который по окончании календарного года вносится итоговая запись о количестве выданных из архива (, журналов, материалов). А выдаются на срок не более одного месяца, за исключением случаев выдачи (, журналов) по запросам. Состояние возвращаемых в архив должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документ.

Письменныезапросы и сопроводительные письма о направлении хранятся в отдельной папке. Документы (заявления), послужившие основанием для допуска к ознакомлению с документом, находящимся в архиве, подшиваются к заявке 6.11.

Сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива лаборатории, по окончании календарного года (по состоянию на 31 декабря), но не позднее марта следующего года, оформляет паспорт архива (приложение 9). Проверка наличия документов в архиве лаборатории 7.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве лаборатории комиссией, назначаемой Генеральным директором, производится проверка наличия и состояния документов. 7.2. В ходе проверки архива лаборатории осуществляется: - установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; - выявление и устранение недостатков в учете документов; - выявление отсутствующих документов и организация их розыска; - выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки. 7.3. Проверка проводится не реже одного раза в шесть лет при большом объеме документов. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве испытательной лаборатории: - после перемещения в другое помещение; - после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища посторонних лиц; - при смене сотрудника лаборатории, ответственного за ведение архива.

7.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо: - сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения; - вносить в опись неучтенные а; - изымать и изолировать а, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями. Неучтенные документы помещаются вслед за учтенными для последующей обработки и описания. 7.5. Если при проверке обнаружено отсутствие документов, то на основании распоряжения начальника лаборатории организуется их розыск.

7.6. В этих целях рекомендуется: - изучить все учтенные документы по выдаче из хранилища; - организовать розыск не обнаруженных при проверке документов в лаборатории, в деятельности которого они образовались, предварительно изучив их сдаточные описи; - проверить находящиеся рядом документы; - изучить акты о изъятии документов к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов в архиве. 7.7. Обнаруженные в итоге розыска документы размещаются на соответствующие места. Необнаруженные документы списываются с учета актом (приложение 10).

7.9. При обнаружении неисправимых повреждений документов составляется акт (приложение 11). 7.10. После утверждения актов об отсутствии документов или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные документы исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов 7.11. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце после заверительной надписи ставится запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей. 7.12. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архива и представления соответствующих сведений о ах постоянного хранения в центральную экспертную комиссию для внесения изменений в контрольные экземпляры описей постоянного и долговременного хранения. Оборудование помещения архива испытательной лаборатории 8.1. Для обеспечения сохранности и других документов, создания необходимых условий для работы архива испытательной лаборатории отводится специально оборудованное помещение.

8.2. Архив должен размешаться в отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении. 8.3. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах штор, жалюзи, окраски стекол. 8.5. В помещении архива категорически запрещается курение, а также пребывание в мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов. 8.6. Помещение архива оборудуется пожарной и охранной сигнализацией, обеспечивается выходом к лестничным клеткам (лифтам) в случае эвакуации. 8.7. Пожарная безопасность в помещении архива обеспечивается средствами пожаротушения. 8.8. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами, скрытой или вмонтированной в металлические трубы электропроводкой, полугерметичной осветительной арматурой, герметичными или установленными в металлическихраспреительных шкафах (коробках) штепсельными розетками, предметами для перемещения документов внутри архива и для выемки, размещенных на верхних полках.

8.9. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в преах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов. 8.10. В помещении архива принимаются меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Не реже одного раза в год проводятся санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений. При проведении уборок вода не должна попадать на документы.

Выкладываю свой кусочек по архиву: 6.2. Архив ИПТЛ 6.2.1. Упорядочение внутренней документации на бумажном и электронном носителях производят путем создания архивов. Перечень документации, передаваемой в архив, с указанием срока сдачи и срока хранения приведена в Таблице 1 Приложения 5. 6.2.2.а Перемещение в архив документов производится с периодичностью один раз в месяц. Электронная документация перемещается в архив на электронном носителе с периодичностью, указанной в п. Электронный архив один раз в два года переносят на съемный эл.

Носитель и передают на дальнейшее хранение в архив ИПТЛ. С целью упорядочения составляют опись документации, хранимой в архиве. Опись ведется в электронном виде. Документацию в архиве группируют и располагают в хронологическом порядке по мере ее поступления. Устаревшие документы, сохраняемые в юридических или информационных целях, соответствующим образом маркируют («Отменен», дата отмены, «Хранение в юридических целях», «Хранение в информационных целях», подпись ответственного лица) и только после этого перемещают в архив.

Допускается маркировать группу документов. Архив ИПТЛ расположен в специально отведенном для этого месте, обеспечивающем полную сохранность документов.

Доступ в архив разрешается только с разрешения начальника ИПТЛ. Хранящиеся в архиве документы выдают работникам ИПТЛ для работы с ними по распоряжению начальника ИПТЛ. До возвращения документа в архив, в электронной описи делают отметку о его перемещении с указанием даты и лица, получившего документ. Документы с истекшим сроком хранения подлежат выделению и комиссионному уничтожению. Солидарна с Директором: критика только приветствуется.

У кого какая документация архивируется-вся или только отчетная: протоколы? Ведение архива отнимает много времени-вместо анализов занимаешься перекладыванием бумажек.

Дата: Четверг, 00:44 Сообщение # Группа: Пользователи Сообщений: 68 Статус: Offline. Squid, похоже, что пока только мы с вами идем от основания - мое РК требовало существенной доработки, процедуры выполнения требований 17025 были в основном декларативные, теперь еще добавка критериев, поэтому я просто выпустила новую редакцию РК (редакция №3), можно просто внести изменения в РК, но оформить в соответствии с правилами 'внесения изменений' (они должны быть у всех). Все документы СМК являются 'живыми', каждая лаборатория должна их периодически пересматривать. В любом случае вы должны предъявить свою документацию экспертам. А вот надо ли вносить данную информацию в Личный кабинет ИЛ, я пока не знаю. По методикам - у многих есть методики, выпущенные специализированными организациями, для них нужен тот же пакет сопроводительных документов, что и на ГОСТы (внедрение, валидация-верификация, извините, еще пока не добралась, и т.д.) Дата: Четверг, 11:25 Сообщение # Группа: Пользователи Сообщений: 4 Статус: Offline. Еленарук, да, ситуация похожа.

ГОСТ 17025 тоже упоминается в РК. На счёт правил 'внесения изменений'. У нас в РК есть только подпункт, где говорится, что ответственным за актуализацию РК и пр. Документов является начальник ЛРК. Конкретные правила, последовательности не расписаны.

Есть в конце 'лист регистрации изменений'. Но если писать новую редакцию РК ('ушиб ВСЕЙ бабушки'), то где это отмечать? Просто на титульном листе написать 'Редакция 3' и дату создания? Если работать по методикам (мы их покупали), то как их актуализировать? Вот вышел новый ГОСТ.

И что, методика не действительна? Надо заново заказывать либо переходить напрямую на ГОСТ? Кстати об актуализации. Не подскажите, как нормируется слой половинного ослабления на маммографы? Не могу найти. В 50267.0.3-99 были 'специальные низковольтные процедуры'.

А в 60601-1-3-2013 их нет. Дата: Четверг, 13:50 Сообщение # Группа: Пользователи Сообщений: 35 Статус: Offline. И наш архив покажу, жалею, что нельзя сейчас чуть поправить, про электронный архив тут нет совсем, только про резервное копирование у меня описывается чуть-чуть в управлении записями и управлении документацией. Про доступ нет ничего, но нас пока всего 3 человека в ИЛ. Не критикуя (!) пишу, коллеги, желая как можно серьезнее и полнее описать тот или иной процесс, не забывайте о том, что по всему написанному придется отвечать 'кровью' Т.е. Мы принимаем на себя обязательства.

И брать надо ровно столько, чтобы ОНО не мешало жить и работать! Мы наслушались, начитались всякого разного. Читаем внимательно типовую инструкцию по проведению процедуры подтверждения ИЛ. Слушаем вебинары.

Стараемся, как можем, ведь хотим пройти процедуру подтверждения компетентности с первого разу - это нормальные устремления здоровых на голову людей. Но, не нужно впадать в крайности. Совершенству нет предела! Можно описать даже простейшую процедуру так, что забодаешься раньше, чем сделаешь. Эксперты вежливо и не очень 'подсказывают' что надо усилить, углУбить, расширить и т.д. А мы должны помнить, что с добровольно прописанными в процедурах СМК обязательствами нам жить и работать.

Не брать на себя лишних обязательств, ограничиться тем, что действительно необходимо и без чего РА не пропустит - вот наша задача. У меня была ситуация (может быть уже рассказывала).

Методичка по делопроизводству у нас написана на 34 листах печатного текста! Там все так, как требуется и как у нас в фирме заведено на самом деле. Документ готовили тщательно. А на ИК эксперт РА видно не найдя ничего сильно существенного, решила сделать мне 'серьезное' замечание, прикопалась к вот этой методичке по делопроизводству!

Сказала, что вышел в текущем году (текущем на момент проверки) новый ФЗ об архивном деле в РФ, вот Вы бы оттуда взяли себе в методичку кое-чего. Сначала я кинулась искать тот ФЗ. А минут через пять вернулась к проверяющей и дала отлуп по полной - никаким боком ФЗ об архивном деле в РФ к процессу аккредитации не относится и сам ФЗ не включен в список обязательных 'к зачету' документов. Эксперт умылась, грубо говоря. Промямлила что-то про то, что это было бы полезно, но я держалась жестко - мне с этой методичкой жить и выполнять все там описанное, поэтому будет так как мы написали, а не описано в каком-то понравившемся Вам лично ФЗ. На том и расстались.

Замечаний по делопроизводству в акте не было! Я не похвалиться своей стойкостью хотела, коллеги, а напомнить, что нашими действиями, возможно, исподволь руководят, нагоняя на нас страху, чтобы мы сами себя незримыми веревками скрутили и так, и эдак. Не забываем классику, коллеги: главное - вовремя остановиться!

Говорю, что думаю, и думаю, что говорю. Дата: Четверг, 17:20 Сообщение # Группа: Пользователи Сообщений: 109 Статус: Offline.

Цитата au-mir ( ) 200?' 200px':'+(this.scrollHeight+5)+'px');Архив - это шкаф у нас, амбарный замок нужно вешать? У нас заперт на внутренний замок. Второй вопрос: нужно-ли опечатывать архив и если да, то где и чем это регламентируется? А еще у нас написано, что в архив сдаются только ПОДЛИННИКИ документов.

Дата: Четверг, 19:18 Сообщение # Группа: Пользователи Сообщений: 27 Статус: Offline Здравствуйте, коллеги! Спасибо, что есть данный форум (адекватный и вполне исчерпывающий по информации). Перечитала много страниц, нашла ответы почти на все свои вопросы. На данный момент уже работаем с экспертом по документарной проверке. У меня есть вопрос по пункту 'Анализ со стороны руководства'.

Я должна оформит типа 'акт проверки со стороны руководства.' В ГОСТ 17025 прописано, что анализ должен учитывать.Вот это все и нужно прописывать? Если произошла смена персонала тоже указывать? Участие в МСИ?

Вот корректирующих и предупреждающих действий нет. Об этом тоже писать?

Дата: Четверг, 19:31 Сообщение #. Цитата rimmazija ( ) 200?' 200px':'+(this.scrollHeight+5)+'px');Анализ со стороны руководства rimmazija, анализ со стороны руководства - это с одной стороны подведение итогов за истекший период, и в то же время - план действий на предстоящий период (у нас год).

Ну, для примера - на этот год у нас в анализе (в части о 'будущем') прописано - подготовиться к процедуре подтверждения компетентности в соответствии с 412-ФЗ; провести обучение по программе переподготовки в соответствии с заявленной областью аккредитации и так дальше. Говорю, что думаю, и думаю, что говорю. Дата: Четверг, 19:39 Сообщение # Группа: Пользователи Сообщений: 437 Статус: Offline. Rimmazija, добрый вечер, я как раз сейчас готовлю такой Акт, включаю все, что отражено в нашей СМК.

Т.е., что все проводится, работает, обновляется. Фиксируется, актуализируется и т.д. Для подтверждений конкретно указываю № свидетельств МСИ, № свидетельств о курсах повышения квалификации, даты поверки, названия фирм-поставщиков НД. Затем про помещения, что всем необходимым по инженерии оборудованы. Про архив, про аттестацию рабочих мест, документы по охране труда. Перед Актом директор издал приказ о назначении комиссии по проверке со стороны руководства. Ну и в конце выводы и предложения комиссии.

Нам предлагается пройти одному сотруднику профессиональную подготовку 250 ч. И прикупить прибор.

В прошлом году показывала на ИК примерно такой же АКТ от 2014 г. Эксперты вопросов не задали. У меня тоже вопрос, коллеги, где пройти проф.подготовку 250 ч. В Московском регионе для работы инженером-химиком? Я нашла только в Питере и на Кавказе4iFnM Дата: Четверг, 19:44 Сообщение # Группа: Пользователи Сообщений: 27 Статус: Offline Спасибо за ответы!!! Дата: Четверг, 20:26 Сообщение # Группа: Пользователи Сообщений: 237 Статус: Offline. Цитата ЮлКА ( ) 200?'

200px':'+(this.scrollHeight+5)+'px');У нас заперт на внутренний замок. В нашем архивном шкафу дужки большие, а дырочки в дужках маленькие. Ориентируясь на дырочки, купили замочек для почтового ящика и он не подошел. Взяли веревочку, пропустили через дырочки в дужках. Завязали узелок и концы опечатали полоской бумажки с печатью лаборатории и датой опечатывания. И стоит это все в запертой комнате.

Архивирование документов у нас организовано следующим образом: 1. В архив сдаются записи (протоколы, отчеты, журналы) прошлого года. Записи текущего года подшиваются в соответствующие папки и хранятся в лаборатории у исполнителей. ВСЕ действующие внутренние и внешние документы хранятся НЕ в архиве, а у менеджера (контрольные экземпляры) и у исполнителей - учтенные копии.

После минования надобности (ДМН) как правило бумажный вариант этого уничтожается а скан-копии хранятся на внешнем носителе. Ну за редким исключением оставленным 'для справок'. Хранить отмененные бумажные ГОСТЫ, имея Техэксперт смысла не вижу. Пакет документов аккредитованной лаборатории (Аттестат аккредитации с областью аккредитации, Паспорт, Положение, Руководство по качеству, заявка, договор на аккредитацию и т.д.); И каждый раз изымаете и изъятие документируете? акты инспекций; приказы и распоряжения руководства; эксплуатационную документацию на средства измерения и испытательное оборудование, графики их поверки и калибровки, методики калибровки и аттестации; документы, содержащие сведения о компетентности сотрудников ИЛ. Мне кажется, что всеэто ДОЛЖНО хранится все-таки в лаборатории. Цитата au-mir ( ) 200?'

200px':'+(this.scrollHeight+5)+'px');Архив располагается в специально оборудованном шкафу. Ну как мы 'специально ' шкаф оборудовали см. В общем, в январе 15 года записи за 14 год прошнуровываются через дырки от дырокола, листы нумеруются, концы опечатываются бумажкой с указанием количества листов. Составляется краткая опись, копия описи вкладывается в папку с прошитой 'единицой хранения', оригиналы описей хранятся у менеджера. Надо что-то изъять - составляем акт, что что-то изъяли по такой-то причине, и потом все вернули, заново прошили, положили на место и такого-то числа опечатали шкаф. 'Единицу хранения' повторно опечатываем с сохранением первичной бумажки.

Добавлено (, 20:26). Цитата rimmazija ( ) 200?'

200px':'+(this.scrollHeight+5)+'px');Вот корректирующих и предупреждающих действий нет. Об этом тоже писать? Чтобы в лаборатории не было корректирующих, а тем более предупреждающих - такого не бывает!!! Скорее всего Вы свои корректирующие и предупреждающие просто не документируете, а для экспертов это основание сказать (и НАПИСАТЬ!!!) что СМК у Вас не внедрена и не действует. Со всеми вытекающими. Сообщение отредактировал AlbinaDzava - Четверг, 20:30 Дата: Четверг, 21:17 Сообщение # Группа: Пользователи Сообщений: 135 Статус: Offline. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле (п.

43 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс Формы документов: Ведение архива ГОСТ Р ИСО/МЭК 'Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий' введен в действие с июля прошлого года и, по-видимому, до конца текущего года все аккредитованные испытательные лаборатории должны внести соответствующие изменения в свою документацию по качеству и, прежде всего, в 'Руководство по качеству'. Необходимость включения в 'Руководство по качеству' раздела, который называется 'Управление документацией', создает определенные трудности, поскольку это новый раздел, а в наших лабораториях пока отсутствует традиция 'управлять документацией'. Конечно, некоторые процедуры управления документацией имеются в каждой аккредитованной лаборатории (утверждение, регистрация, хранение и др.), однако они, как правило, не составляют единой системы. В связи с этим возникает два вопроса: 1) как с минимальными затратами времени и сил создать систему управления документацией, которая действительно соответствовала бы требованиям нового стандарта; 2) как эту систему описать в 'Руководстве по качеству', чтобы Орган по аккредитации, заказчики и руководство лаборатории не имели серьезных замечаний. Сотрудники испытательных лабораторий, имеющие специальную подготовку по вопросам качества (ответственные или управляющие по качеству), как правило, сильно загружены основными обязанностями, поэтому не имеют времени для разработки собственной системы управления документацией.

В связи с этим хорошо было бы иметь несколько готовых, работающих схем и выбрать из них ту, которая больше подходит для конкретной испытательной лаборатории и может быть взята за основу при разработке процедур управления документацией. В данной статье описана простая и хорошо работающая система управления документацией, которая используется в отделе анализа и экспертиз Гохрана России (далее - Отдел) более года и пока не давала серьезных сбоев.

Отдел занимается анализом и экспертизой драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них, имеет национальную и европейскую аккредитацию в этой области. При разработке процедур управления документацией некоторые идеи и приемы были позаимствованы из рекомендаций немецкого Органа по аккредитации DACH. Главной задачей было создать такую систему управления документацией, в которую любой документ по качеству 'автоматически' включается и затем 'обречен' не выпадать из нее и подвергаться только утвержденным процедурам в соответствии с требованиями стандарта.

Кроме того, процедуры системы должны быть простыми и удобными как для работы, так и для контроля их выполнения. Общие положения05.2. Термины, сокращения05.3.

Структура документов05.4.2. Работа с первичными данными05.4.3. Сопроводительные документы05.4.5. Система идентификации (регистрации) документов 05.4.6. Внесение изменений в документы по качеству Составлено:13 мая 2000 г.

Подпись Проверено:22 мая 2000 г. Подпись Утверждено:5 июня 2000 г. Подпись руководителя Введено в действие:5 июня 2000 г. Подпись руководителя Образец титульного листа внутреннего документа по качеству При регистрации документов по качеству, созданных в Отделе (т.е.

Внутренних документов), им присваивается регистрационный номер, например: 01-РК-03-99, где: 01 - уровень документа в системе качества (в соответствии с требованиями Системы аккредитации аналитических лабораторий); РК - буквенный индекс документа (РК - руководство по качеству); 03 - порядковый номер в списке данного уровня; 99 - год утверждения документа (1999). Внешним документам (законам, государственным стандартам, постановлениям, приказам и др.) регистрационный номер не присваивается, на контрольном экземпляре документа, который будет храниться в архиве и с которого в дальнейшем будут снимать официальные копии, ставится штамп 'Отдел анализа и экспертиз'. Текущие версии документов по качеству (и внутренних, и внешних) находятся в обращении в виде зарегистрированных копий. При регистрации копии на нее ставят штамп 'Копия.

Оригинал документа имеет учетный лист, который содержит номер копии, фамилию получателя, дату выдачи, подпись получателя, дату возврата копии в архив и подпись ответственного лица (менеджера по архиву или лица, его замещающего). Для удобства хранения и доступа к документации на рабочих местах все необходимые копии документов подшиваются в скоросшиватель. Этот сборник документов называется 'Справочник по качеству', он имеется в каждом помещении отдела и в нем находятся только официальные копии. Если необходимы копии, которые не нужно регистрировать (например, для передачи заказчику, для использования в качестве справочного материала на совещании и др.), они помечаются штампом 'Копия для информации'. Такие копии не регистрируются и не подлежат обслуживанию по внесению изменений, но, тем не менее, являются официальными. Копии, не имеющие утвержденного штампа, не считаются официальными и не могут использоваться при работе в области аккредитации. Решение о внесении изменений в документ по качеству принимает руководитель на основании предложений менеджера по качеству.

Предложения о внесении изменений предварительно обсуждаются на заседании методической комиссии Отдела. Менеджер по качеству отвечает за своевременное внесение изменений в документы по качеству. Менеджер по архиву отвечает за регистрацию изменений, их своевременное внесение в оригинал и во все действующие копии и уничтожение изъятых из обращения документов или их частей.

Изменения вносят в оригинал документа от руки. Запись сопровождается датой и подписью ответственного лица (менеджера по качеству или менеджера по архиву). Затем менеджер по архиву снимает копии с исправленной страницы и заменяет эту страницу во всех зарегистрированных копиях документа. Изъятые страницы уничтожаются. Раз в год во время проведения руководством анализа деятельности Отдела рассматривается вопрос о создании новой редакции документа, если в него внесено достаточно много существенных рукописных изменений. В главу 'Управление документацией' 'Руководства по качеству' целесообразно ввести раздел 'Работа с первичной документацией', в котором можно описать, как выполняются требования раздела 4.12 нового стандарта. Первичная документация может содержать технические данные и данные по качеству.

К первичной документации, содержащей технические данные, относятся рабочие журналы, распечатки результатов анализа, калибровки, промежуточные данные, данные по персоналу, копии выданных протоколов испытаний и т.д. Первичная документация по качеству - это протоколы внутреннего аудита, отчеты по анализу деятельности со стороны руководства, информация по корректирующим действиям и т.д. В соответствии с п. 4.12 нового стандарта, название которого, на наш взгляд, неверно переведено на русский язык как 'Управление регистрацией данных' (более правильный вариант, как нам кажется, - 'Контроль первичных данных'), лаборатория должна установить и поддерживать процедуры работы с первичной документацией, а именно ее идентификацию, сбор, хранение, доступ к ней и др. В предлагаемой системе управления документацией все первичные данные хранятся на бумаге. Допускается хранить некоторые первичные данные (например, калибровки, спектры, но не условия проведения измерений и не результаты испытаний) в памяти компьютера без перенесения на бумагу только в том случае, если данный компьютер управляет работой конкретного испытательного оборудования и не используется для других целей, а распечатка этих данных по каким-то причинам затруднена или нецелесообразна.

Рабочие журналы регистрируются в архиве. Записи в рабочих журналах ведут от руки чернилами или шариковой ручкой, страницы нумеруют перед началом использования журнала. Все записи должны иметь дату. Записи в рабочих журналах нельзя стирать, замазывать, исправлять. Неправильную запись зачеркивают одной горизонтальной чертой и пишут рядом исправленный вариант, ставят дату исправления и подпись.

Не допускается вести записи, относящиеся к области аккредитации, на отдельных листках или в незарегистрированных тетрадях. При введении в действие новой редакции документа по качеству предыдущая редакция документа изымается из всех 'Справочников по качеству'. На отмененном документе ставится штамп 'Отменен дата, подпись', а его зарегистрированные копии уничтожаются.

Отмененные документы по качеству хранятся в архиве в течение 5 лет, а затем подлежат уничтожению. Рабочие журналы хранятся на рабочих местах (в лаборатории) в течение 3 лет, а затем в архиве не менее 5 лет. Компьютерные распечатки хранятся в сейфах или запираемых шкафах на рабочих местах в течение 6 месяцев, после чего могут быть уничтожены в порядке, установленном соответствующими инструкциями Гохрана России для конфиденциальной информации. Копии выданных протоколов испытаний хранятся в архиве в течение 3 лет.

Данные по персоналу хранятся в архиве в папках личных дел. Таким образом, для внедрения предложенной системы управления документацией необходимо назначить менеджера по архиву для обеспечения работ по управлению документацией, а также иметь в лаборатории следующее оборудование и расходные материалы: копировальный аппарат и бумагу для официального копирования документов; 4 штампа (штамп лаборатории, 'Копия ', 'Копия для информации', 'Отменен'; несколько папок для создания 'Справочников по качеству' в каждом помещении. Как видите, все очень просто. Самое сложное - добиться, чтобы сотрудники правильно вели рабочие журналы и не записывали навески на бумажках.

Желаем успехов! 0 пользователей, 0 гостей, 0 анонимных пользователей,. 6) Документация по делопроизводству: - личные дела сотрудников лаборатории; - должностные инструкции; - материалы по аттестации сотрудников лаборатории. 7) Документация на испытываемые образцы изделий (паспорт, технические описания и руководства по эксплуатации на испы­тываемые изделия), а также инструкции, содержащие: - порядок идентификации образцов изделий; - порядок проверки комплектности и работоспособности об­разцов при их приемке; - требования к комплектности документов на образцы изде­лий; - порядок обеспечения сохранности образцов; - порядок возврата образцов изделий заказчику. 8) Документация на порядок проведения испытаний и регист­рации данных: - программы и методики проведения испытаний; - документы, содержащие порядок расчетов и расчетные дан­ные; - рабочие журналы, содержащие результаты испытаний и из­мерений; - протокол испытаний; - отчеты о проведенных испытаниях. 9) Документация по поддержанию условий в помещениях: - инструкции по обеспечению должного порядка в производственных помещениях и журналы контроля состояния помещений; - эксплутационная документация на оборудование, контролирующее и (или) поддерживающее необходимые условия окружающей среды в помещениях.

10) Документация по архиву: - инструкции по порядку ведения архива данных измерения и испытаний; - рабочие журналы; - расчетные данные; - протоколы; - отчеты; - сопроводительные документы к образцам и т.д. В обязательном порядке испытательная лаборатория должна иметь внутреннюю систему обеспечения качества, соответствую области её аккредитации. Элементы этой системы включаются в «Руководство по качеству», предоставляемое для пользования персоналу лаборатории. Допускается также разработка сокращенного варианта этого документа для представления заказчикам. Если испытательная лаборатория удовлетворяет всем перечисленным выше требованиям в соответствии с ГОСТ Р 51000. 3-96 или ЕN45001, то она подает заявку на аккредитацию. Одновременно с заявкой в орган по аккредитации направляют­ся все необходимые документы, подтверждающие беспристрастность, независимость, неприкосновенность и техническую компетентность лаборатории.

Порядок аккредитации в целом одинаков как для органа по сертификации, так и для испытательной лаборатории. Руководство по качеству Качество всего процесса сертификации соответствия определя­ется эффективностью функционирования системы качества орга­на по сертификации и испытательной лаборатории.

По определе­нию ИСО 8402 система качества представляет собой совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, не­обходимых для осуществления общего руководства качеством. Приложение 1 к Постановлению Госстандарта РФ от No. 16СправочноеПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, КОТОРЫМИ ДОЛЖНА РАСПОЛАГАТЬ АККРЕДИТОВАННАЯ ЛАБОРАТОРИЯ (включая документы организации, в которую входит лаборатория в качестве подразделения)1.

Правовая документация: Положение об испытательной лаборатории; Паспорт испытательной лаборатории; Аттестат аккредитации; Лицензия (при проведении испытаний для целей сертификации в законодательно регулируемой сфере). Организационно-методическая документация: 'Требования к испытательным лабораториям и порядок их аккредитации'; документы ИСО, ИСО/МЭК, стандарты серии EN 45000, регламентирующие организационные и методические вопросы аккредитации и деятельности аккредитованных лабораторий. Нормативная документация на испытываемую продукцию: документация, регламентирующая технические требования к испытываемой продукции и методы ее испытаний и измерений в области аккредитации лаборатории; стандарты и другая нормативная документация, стандарты и Руководства ИСО, МЭК и др. Документация на систему обеспечения качества: Руководство по качеству. ТРЕБОВАНИЯ К ИСПЫТАТЕЛЬНЫМ ЛАБОРАТОРИЯМ И ПОРЯДОК ИХ АККРЕДИТАЦИИ (утв- Постановлением Госстандарта РФ от 21-09-94 16) (2017) Актуально в 2017 году 3.1. Аккредитованная испытательная лаборатория должна располагать соответствующей актуализированной документацией, включающей: - документы, устанавливающие технические требования к испытываемой продукции и методы ее испытаний; - стандарты и технические условия, в том числе международные стандарты (правила, технические рекомендации и т.п.); - документы, устанавливающие программы и методы проведения испытаний продукции.

Документ по состоянию на август 2014 г. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Настоящий документ содержит требования, которым должны соответствовать лаборатории неразрушающего контроля при изготовлении, монтаже, реконструкции, ремонте, техническом диагностировании и экспертном обследовании объектов, котлонадзора и подъемных сооружений, подконтрольных Госгортехнадзору России. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ЛАБОРАТОРИИ 2.1.

Лаборатория может иметь статус юридического лица или может быть структурным подразделением предприятия (организации). Если предприятие (организация) осуществляет виды деятельности, выполнение которых в обязательном порядке предполагает проведение неразрушающего контроля (диагностики), то на предприятии (организации) должна быть организована лаборатория неразрушающего контроля (диагностики) в качестве структурного подразделения. В Уставе (Положении) лаборатории, имеющей статус юридического лица, должен быть зафиксирован вид деятельности - неразрушающий контроль (диагностика) металла и сварных соединений объектов, подконтрольных Госгортехнадзору России. В Уставе предприятия (организации), структурным подразделением которого является лаборатория, должны быть зафиксированы виды деятельности, выполнение которых в обязательном порядке предполагает проведение неразрушающего контроля и/или вид деятельности - неразрушающий контроль (диагностика) металла и сварных соединений объектов, подконтрольных Госгортехнадзору России. Сопроводительное письмо и опись передаваемых документов.

( в соответствии с Приложением 3 СДА–15-2009)., претендующей на аккредитацию в качестве испытательной лаборатории ( в соответствии с Приложением 4 СДА-15-2009). Заверенная копия Устава предприятия (и копии изменений к Уставу, если имеются). Заверенные копии:. свидетельства о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);. свидетельства о постановке на учёт юридического лица в налоговом органе;. Листа записи Единого государственного реестра юридических лиц (свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц);. информационного письма Федеральной службы государственной статистики (Росстат).

Заверенная копия штатного расписания лаборатории (например, по унифицированной форме № Т-3) или выписка из штатного расписания организации (актуальная на день подачи заявки на аккредитацию). Копия приказа о создании лаборатории (ПРИ НАЛИЧИИ). Копия (-и) приказа (-ов) о назначении ответственных лиц в лаборатории. Свидетельство об аттестации лаборатории в соответствии с ПБ 03-372-00. Руководство по качеству ( в соответствии с требованиями раздела 4 СДА-15-2009).

Положение о лаборатории ( в случае если ИЛ является структурным подразделением юридического лица). Положение о филиале или обособленном подразделении (ОП) организации (если лаборатория входит в состав филиала или (ОП)). Паспорт лаборатории ( в соответствии с Приложением 2 ПБ-03-372-00, но раздел 1 (Общие данные) паспорта оформленный в соответствии с требованиями раздела 1 Приложения 1 СДА-15-2009).

Для руководителя и технического руководителя лаборатории - заверенные оригинальной печатью организации копии трудовых книжек (первый и последний листы).Копию последнего листа сопроводить заверительной надписью сотрудника отдела кадров «Работает по настоящее время». Для сотрудников ИЛ, работающих по основному месту деятельности (трудовые книжки находятся в данной организации) – письмо (справку) за подписью руководителя организации и начальника отдела кадров, заверенное оригинальной печатью организации о том, что работа в данной организации является основной и трудовые книжки находятся в организации. Для сотрудников ИЛ, работающих по совместительству – заверенные копии трудовых договоров.

Для привлекаемых сотрудников ИЛ – заверенные копии договоров гражданско-правового характера на привлечение по конкретным видам работ (услуг). Лекция № 33 Испытания и измерения при осуществлении обяза­тельной сертификации продукции проводятся аккреди­тованными на компетентность и независимость испы­тательными лабораториями в пределах своей области аккредитации. Несколько испытательных лабораторий, выполняющих испытания для различных групп продук­ции или различные виды испытаний, могут объединяться в испытательный центр. При отсутствии испытательной лаборатории, аккреди­тованной на компетентность и независимость, или значи­тельной ее удаленности, что усложняет транспортирование образцов, увеличивает стоимость испытаний и недопусти­мо удлиняет их сроки, допускается проводить испытания в испытательных лабораториях, аккредитованных только на компетентность, под контролем представителей органа по сертификации. Объективность таких испытаний обес­печивает орган по сертификации.

Протокол испытаний в этом случае подписывают уполномоченные специалисты испытательной лаборатории и органа по сертификации. Испытательная лаборатория выполняет следующие основные функции: — проводит сертификационные испытания в своей об­ласти аккредитации; — постоянно поддерживает соответствие требованиям аккредитации; — обеспечивает достоверность, объективность и требуе­мую точность результатов испытаний. Критерии и требования к испытательной лаборатории схематично представлены на рис.

Критерии к испытательной лаборатории для проведения испытаний при сертификации продукции Система управленияи организационная структураиспытательной лаборатории должны обеспечить выпол­нение всех функций, возложенных на нее в соответствии с областью аккредитации. Испытательная лаборатория должна иметь норма­тивную и организационно-методическую документациюи актуализированный фонд нормативной документации и методик измерения применительно к сфере своей де­ятельности.